El profesional de la información


Diciembre 1997

WebSpirs 4.0: SilverPlatter continua en su avance

Por José A. Senso

Este mes, en el Online Meeting de Londres, SilverPlatter presenta un conjunto de nuevos productos basados en próxima versión de la tecnología ERL, que es la 4.

Parte del equipo de SilverPlatter en la oficina de Londres que atiende al mercado español. Sentadas: Jo Garrick (coordinadora de marketing), Ginny Ensignia, (ayudante de administración); de pie: Victoria Manglano (especialista de marketing para España), Jonathan Green (gerente de ventas) y Alison Cumberbatch (coordinadora de administración)

Las mejoras de esta tecnología para 1998 incluyen la integración de recursos y servicios bibliotecarios (el usuario puede comprobar si los documentos están disponibles localmente a través de un enlace con el fichero de revistas del Opac), mejoras en las características de la red, y en la creación de estadísticas de uso, posibilidad de ofrecer difusión selectiva de información y servicios de alerta, así como una infraestructura de internet más robusta.

WebSpirs 4.0 , el gateway http de SP, ofrece una interfaz diseñada para evitar la presentación de demasiada información en pantalla -mediante el uso de frames (marcos)- y minimizar la necesidad de navegar por la página. Además, cuenta con diferentes opciones, dependiendo de la experiencia de los usuarios.

En este número de IWE aprovechamos la ocasión para ofrecer a nuestros lectores un análisis detallado de la oferta actual que SP pone a disposición de la industria de la información electrónica.

ERL ha sido la tecnología sobre la cual SilverPlatter ha centrado sus esfuerzos con el fin de suministrar a los usuarios un sistema sólido y estable para realizar las consultas a sus bases de datos. Esta solución, basada en el protocolo tcp/ip, se enmarca dentro de un entorno cliente-servidor, que facilita la utilización de diferentes plataformas sobre las que trabajar. Así, es posible encontrarse versiones del software cliente de recuperación Spirs (SilverPlatter information retrieval system) para diferentes sistemas operativos:

  • Pc-Spirs para ms-dos.
  • WinSpirs para entorno Windows.
  • MacSpirs para Macintosh.
  • Unix-Spirs y
  • WebSpirs (disponible para diversas plataformas).

Por su parte, el servidor ERL puede estar montado sobre máquinas Unix (SCO, Solaris y AIX), Windows NT o Linux.

Una de las principales ventajas con las que cuenta ERL es la de ser un sistema escalable (es decir, que se puede ampliar), lo que facilita que el servidor pueda soportar que un elevado número de usuarios utilice varias bases de datos de forma simultánea.

La actual versión de esta tecnología, la 2.0, está diseñada para soportar z39.50, y proporciona una herramienta fácil de administrar.

A continuación analizaremos las posibilidades que ofrece tanto el servidor como el cliente.

Servidor ERL

Las bases de datos se pueden distribuir por los distintos servidores de que disponga la WAN (wide area network, la red de todo un campus, p. ej.), y el cliente podrá acceder, de forma simultánea y transparente, a un máximo de cuatro. Esto quiere decir que cuando el usuario solicite la lista de bases de datos disponibles no sabrá sobre qué servidor está trabajando. No obstante, hay que tener en cuenta que el número de usuarios que acepte cada servidor dependerá de las características físicas del mismo (a más usuarios, más memoria, más espacio en el disco duro...).

Un aspecto importante a tener en cuenta es que es posible volcar toda la información de la base de datos del cd-rom al disco duro, agilizando notablemente los tiempos de respuesta.

Básicamente, el software servidor realiza dos funciones. Por un lado se encarga de controlar el acceso a las bases de datos -a través de una "licencia electrónica" donde se encuentran los términos del contrato de suscripción-, y, por otro, se encarga de la búsqueda y recuperación de la información.

La nueva versión de WebSpirs, la 4.0, presenta una interfaz totalmente renovada. Se ha intentado incorporar al máximo las características de WinSpirs en un entorno web

Ya sea en la versión SCO, Solaris o AIX, la instalación del software en Unix se realiza de forma fácil y limpia. Por su parte, el sistema se puede administrar a través de dos herramientas: ERLadmin (para ms-dos) y Brladmin (para Unix).

La primera de ellas proporciona una interface que permite configurar y gestionar de forma cómoda aspectos del "día a día" como la adición y mantenimiento de cuentas de usuarios, generación de estadísticas de uso y creación de informes.

Una de las grandes ventajas de esta utilidad está en los reducidos requerimientos de hardware y software que necesita (como mínimo un 286 con un megabyte de RAM, sistema operativo y protocolos de red básicos).

Si en cualquier momento es necesaria una mayor potencia, o se realiza un gran número de tareas rutinarias, podemos contar con Brladmin, utilidad que procesa comandos escritos en un lenguaje script propio y que facilita la automatización de procesos.

Como ya se apuntó con anterioridad, una de las funciones básicas del servidor de ERL se centra en el control del acceso de los usuarios a las bases de datos. Para ello, el administrador dispone de un elemento denominado Portfolio, donde se define el número máximo de cuentas de usuario que pueden acceder a una base de datos en concreto a la vez. Teniendo en cuenta que existe la posibilidad de consultar varias bases de datos, y que éstas estén distribuidas por diferentes servidores, un Portfolio puede estar formado por un grupo de PortFolios.

También en NT

Desde hace pocos meses es posible instalar el servidor ERL en una máquina que funcione con Windows NT. Según Rob McKinney, director del departamento de desarrollo, "ERL para NT -y las tecnologías que la acompañan, WebSpirs para NT (actualmente en versión beta) y ERLadmin para NT-, representa un adelanto único y novedoso en la industria de las bases de datos electrónicas. Es la primera vez que se pueden administrar e interrogar bases de datos de manera efectiva a través de redes institucionales, intranets e internet, sin tener que asumir también la gestión de Unix".

Dado que NT es uno de los sistemas operativos más conocidos, no es difícil pensar que entre las características principales de esta versión de ERL destaque su facilidad de manejo. Así, por ejemplo, procesos tales como la carga de la base de datos y la autorización del acceso se simplifican enormemente.

Por otro lado es posible personalizar los servicios que se le ofrecen tanto a un usuario en particular como a un grupo de usuarios. Para ello, sólo hay que dividir la colección de bases de datos en grupos, por usuarios específicos. Además, los menús de las bases de datos también se pueden personalizar. De esa forma, todos los usuarios (o grupos de usuarios) dispondrán de la información como mejor se adapte a sus necesidades.

Entre el resto de funciones, destacan la posibilidad de generar estadísticas de uso y acceso y la gestión de bases de datos cargadas en cinta o en DVD.

Programas cliente

Existen diferentes versiones del software cliente de ERL dependiendo de la plataforma con la que se esté trabajando e independientemente del sistema operativo utilizado por el servidor.

El primero en aparecer fue el software para ordenadores basados en ms-dos Pc-Spirs. Este sistema, que cada vez está en menor uso (y la "culpa" no es que la tenga él, sino el mercado, que ha evolucionado hacia el entorno Windows), cuenta con versiones en diversos idiomas, entre ellas el español.

Dado que los programas cliente son en realidad interfaces de recuperación de información, no nos vamos a detener en enumerar una a una las características que poseen, ya que todos tienen -más o menos- las mismas. Por ese motivo, a continuación describiremos las diversas posibilidades de búsqueda de WinSpirs 2.1, que, a su vez, pueden trasladarse al resto de plataformas.

La consulta al servidor ERL se puede realizar a través de múltiples plataformas

WinSpirs

Antes de comenzar a describir cuál sería el proceso típico de una consulta utilizando el software de recuperación de información para Windows, sería preciso explicar brevemente las diversas posibilidades de configuración del cliente que se ofrecen.

Una vez instalado el programa, podemos acudir en cualquier momento al icono reconfig (siempre y cuando no esté abierto el cliente), en el que es posible personalizar la interface a nuestro gusto. Los diferentes aspectos que permite modificar son los siguientes:

  • visualización de registros: determinar el tamaño de los campos, mostrar gráficos, fuentes de letras...
  • búsqueda: búsqueda rápida de expresión (considerar o no todos los términos individuales de la frase de petición de información como si estuvieran en un mismo campo, aplicando el operador de adyacencia para unirlos) y mostrar resultados intermedios
  • impresión
  • descarga de registros -o grupos de registros- en ficheros. Entre las diversas posibilidades que se ofrecen, destaca la de enviar los resultados por correo electrónico cuando se está trabajando en entorno de red.
  • especificar si la biblioteca tiene físicamente las obras referenciadas y, en caso afirmativo, dónde (esta opción se complementa con la utilidad Library Holdings)
  • configuración del cliente ERL.

Pc-Spirs se convirtió en un "clásico" en los años ochenta. Ahora está en menor uso a causa de un mercado que ha evolucionado hacia el entorno Windows

El proceso de búsqueda

Una vez configurado el sistema, comienza la consulta a las bases de datos. La interface en Windows se puede dividir en dos partes. En la superior se encuentran la barra de menús, una serie de iconos que permiten acceder rápidamente a las funciones más utilizadas, el espacio destinado a introducir los términos, y una ventana donde aparecerán los resultados, estrategias de búsqueda realizadas y otras opciones para gestionar estas estrategias. En la parte inferior aparecerán los resultados presentados de la forma que previamente hayamos configurado.

Las bases de datos de SilverPlatter se complementan con el programa SP Library Holdings Administration, que permite especificar si la biblioteca tiene físicamente las obras referenciadas en ellas

Una de las novedades que presenta la opción 2.1 con respecto a su predecesora es la posibilidad de variar las ventanas de estrategias de búsqueda y de resultados, maximizando éstas y facilitando el estudio de ambos apartados de forma separada.

La primera de las opciones de búsqueda, que aparece por defecto, es la que se realiza en texto libre. Para ello, lo único que hay que hacer es escribir el/los término/s y presionar el icono "buscar". Aquí se puede hacer uso de los operadores booleanos y de proximidad así como de truncamientos. La consulta se realiza en todos los campos no indizados -para conocer la lista de campos indizados, debemos acudir al menú "utilidades" y seleccionar la opción "campos para buscar"-.

A continuación aparecerán los resultados por orden cronológico inverso, los más recientes primero. Es posible ordenarlos, tanto ascendente como descendentemente, por cualquiera de los campos. En cada registro queda resaltada la palabra que coincide con aquella por la que se buscó.

Es muy probable que se necesite depurar más esta consulta. Para ello, WinSpirs ofrece diversas alternativas. Quizá una de las que más llama la atención es la que se encuentra tras la opción "Sugerencias". Esta herramienta, que actúa sobre un único término introducido en el formulario de búsqueda, y no sobre las estrategias posteriores, realiza correspondencias automáticas entre el término del lenguaje libre introducido por el usuario y los términos del lenguaje controlado utilizados para indizar los documentos en la base de datos. La lista resultante forma parte de un lenguaje controlado, y aparece en una ventana desde la cual es posible consultar cualquiera de ellos, ampliar la búsqueda añadiendo subencabezamientos o ver sus definiciones.

La posibilidad de limitar la búsqueda no se reduce a la utilización de los operadores -and, or, not, near, with e in-, ya que además se puede acudir a la restricción por medio del icono "Limitar", que despliega una ventana en la que aparecen, a la izquierda, los diferentes campos utilizados para indizar y, a la derecha, los valores de limitación. La utilización de esta ventana es sumamente fácil, ya que no hay más que seleccionar el campo, delimitar el rango que se desea establecer (equivalente, superior a, inferior a...) y escoger los valores sobre los que trabajar. Por ejemplo se puede limitar por idioma, tipo de documento, grupos de edad, o restringir la búsqueda a aquellos documentos que están físicamente en la biblioteca (gracias a la opción Library Holdings).

Una de las opciones de búsqueda que más llama la atención de WinSpirs es "Sugerencias". Esta herramienta, que actúa sobre una única palabra, facilita la lista de sus términos sustitutivos. El ejemplo presentado es del tesauro de Medline. El sistema muestra una lista de términos controlados que pueden ser utilizados para buscar. Desde esta pantalla el usuario puede seleccionar el/los más apropiado(s) (y hacer expansión desde aquí mismo) y combinarlo(s) con subencabezamientos.

Durante este proceso, lo lógico es que por el camino se nos haya quedado un elevado número de estrategias de búsqueda. Por ese motivo, el software permite quitar o volver a mostrar el resultado de cualquiera de ellas gracias al área de la pantalla en la que visualiza la historia de las búsquedas. Además, en el menú "Archivo" disponemos de las opciones de cargar y ejecutar, borrar y guardar -cada vez que se sale del programa, éste preguntará al usuario qué desea hacer con todas aquellas estrategias generadas durante el proceso de consulta-.

El índice, las materias y el tesauro

Éstas son otras posibilidades de abordar el acceso a la base de datos. La primera de ellas -que se activa presionando el icono "Índice"- ofrece, tras introducir un término, el orden alfabético que le corresponde a esa palabra en relación con el resto de términos de cualquier campo de la base de datos. En la primera columna de la izquierda mostrará el número de documentos que tiene la base de datos, y en la segunda columna, el número de ocurrencias.

El índice de materias en las bases de datos a texto completo ofrece un esquema resumido de la base de datos en que se está realizando la búsqueda. Este esquema puede estar organizado, por ejemplo, según tema, publicación o cronología.

El tesauro ofrece uno de los mecanismos más potentes de búsqueda. Tras seleccionar la opción e introducir el término, aparece el índice permutado que indicará el descriptor del lenguaje controlado que se corresponde con el introducido por el usuario. De esta forma podemos observar la relación de este término con el resto (especificidad, generalidad...). A continuación contamos con dos posibilidades: búsqueda por un solo término y búsqueda ampliada (consulta por el descriptor y los específicos relacionados, combinados todos ellos con el operador or).

Además se puede obtener información sobre el concepto tan sólo marcándolo y presionando el icono correspondiente. Esto desplegará una nueva ventana con las notas de alcance, las diversas relaciones del descriptor (ordenadas por árboles) y donde podremos relanzar la búsqueda especificando más o menos, dependiendo de si se ha decidido buscar en una palabra, en la primera estructura (árbol) o en todas.

Si en ese momento se decide limitar más la consulta determinando subencabezamientos, basta con seleccionar la opción "Añadir a la lista". Una vez finalizado este proceso, se pueden ver todas las consultas solicitadas -"Ver lista"- y relanzar la búsqueda.

Una vez seleccionado el icono "Limitar", se despliega una ventana en la que aparecen los diferentes campos utilizados para indizar y los valores de limitación

Otras opciones de consulta

Cuando se dispone de una lista de resultados, éstos aparecerán en la ventana inferior -en forma breve o extensa, dependiendo de cómo se haya configurado el programa-. Los registros se pueden marcar fácilmente, simplemente haciendo click sobre el icono al inicio de cada registro, de modo que se pueden imprimir y salvar únicamente los marcados.

Puede darse el caso de que nos encontremos en uno de los documentos una palabra que podría servir para acotar más la búsqueda. Si se desea añadirla a la estrategia no es necesario volver a escribir ésta, ya que tan sólo es necesario marcar con el ratón o el cursor el término y, a continuación, seleccionar "Añadir a la búsqueda".

Esto provoca una nueva consulta que será igual a la primera más el término, seguido del operador in y el nombre abreviado del campo en que se seleccionó la palabra. A esta opción WinSpirs la denomina búsqueda lateral, y proporciona gran flexibilidad porque apoya la "serendipidad" (encontrar cosas interesantes impensadamente), una característica muy interesante de las búsquedas de información.

Por otra parte, hay que decir que WinSpirs es el único programa de recuperación que incluye esta forma de consulta en Windows.

Un factor que debe tenerse en cuenta es si la(s) base(s) de datos tiene(n) campos límite, o sea, campos que han sido indizados de forma especial, debido al reducido número de valores que contienen (tipo de publicación, idioma...). Además, si se quiere ejecutar una misma búsqueda en varias bases de datos debemos tener en cuenta que hay una serie de factores que pueden limitar la consulta:

  • por un lado, habrá que observar los campos indizados -que posiblemente no sean los mismos en todas las bases de datos- y seleccionar aquellos que coincidan en todas,
  • no se podrá contar con el tesauro, a pesar de que todas las bases de datos que se estén consultando lo tengan,
  • la opción "sugerencias" también estará desactivada.

El tesauro de WinSpirs ofrece uno de los mecanismos más potentes de búsqueda

Por último, señalar que es posible truncar -a través del asterisco (*)-, y sustituir una o más palabras con el signo de interrogación (?).

Las novedades de la versión 2.1

Dos son los aspectos que más nos llaman la atención de la última versión de WinSpirs: la función denominada Hotlink y la posibilidad de ver gráficos.

La primera de ellas aparece tan sólo en algunas bases de datos, como por ejemplo Psyclit, y ofrece la posibilidad de vincular determinados registros con otros relacionados. Esta opción permite obtener una información más amplia de determinados aspectos relacionados con el registro principal (ver el registro del libro donde se encuentra el trabajo al que corresponde el registro, o ver más trabajos de ese libro relacionado con el tema...).

La tabla de materias presenta un esquema resumido de la base de datos en que se está realizando la búsqueda. Este esquema puede estar organizado, por ejemplo, según tema, publicación o cronología

La mayoría de los estudios incluyen gran cantidad de material gráfico con el fin de facilitar la asimilación de lo que se explica. Por ese motivo es fundamental que cualquier base de datos que incluya estos informes añada también las imágenes, como ocurre con WinSpirs. Cuando se recupera un documento que contiene gráficos, aparecerá resaltado en el campo indicado para ello, de forma que si se pincha con el ratón sobre él, se activará una ventana con la imagen.

Cuando se recupera un documento que contiene gráficos, aparecerá resaltado en el campo indicado para ello, de forma que si se pincha con el ratón sobre él, se activará una ventana con la imagen

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