El profesional de la información


Julio 1998

Como participar en proyectos de la CE

Por Jaime Tascón

Jaime Tascón, gerente de AsedieEl presente prontuario explica algunos de los principales aspectos que hay que tener en cuenta para obtener ayudas de la DGXIII de la Comisión Europea para desarrollar proyectos de información electrónica.

Programas

La DGXIII organiza sus actividades en programas centrados en diversos ámbitos específicos, como contenidos multimedios, aplicaciones telemáticas, etc. (ahora, con el 5º Programa Marco que acaba de comenzar, todavía no se ha precisado la estructura definitiva de los mismos). Cada programa utiliza varios mecanismos pensados para ciudadanos, empresas y organizaciones europeas. Los principales son:

  1. Convocatorias de propuestas
  2. Invitaciones a licitar
  3. Convocatorias de manifestaciones de interés
  4. Conferencias y ferias
  5. Redes
  6. Servicios de información

Convocatoria de propuestas

Cuando un programa quiere fomentar avances específicos, una posibilidad es lanzar una convocatoria o concurso de propuestas (call for proposals) de proyectos a escala europea que puedan contribuir decisivamente a la innovación, las mejores prácticas, la transparencia del sector, la cooperación transnacional, etc.

Para participar en una convocatoria de propuestas deben seguirse estas etapas:

  1. Escoger los programas que interesan

    La información sobre los programas puede obtenerse de varias fuentes: Oficina de Publicaciones Oficiales (Opoce), webs, oficinas de la Comisión en los estados miembros, etc.
  2. Monitorizar esos programas

    La mejor manera de seguir las convocatorias de propuestas es leer el suplemento S del Diario Oficial (Doce) en formato impreso o electrónico (base de datos online Tenders Electronic Daily (TED), también en cd‑rom). En él se resumen diariamente las convocatorias de propuestas.

    Uno de los webs de la CE, I*M Europe, tiene un servicio de convocatorias. La cobertura en el web no es tan amplia como en el Doce, aunque presenta la ventaja de la rapidez y el mínimo coste.
  3. Crear y estudiar ideas para el proyecto

    Lea atentamente el texto de la convocatoria, incluida la documentación básica, para estudiar si su concepción del proyecto entra dentro del campo de la misma y de sus objetivos. Si éste no es el caso, ya no hace falta que invierta tiempo y recursos en redactar y presentar una propuesta desprovista de posibilidades de ser aceptada. Piense que hay una gran competencia.

    En caso de duda, podría interesarle participar en las jornadas de información (information days) que organiza habitualmente la DGXIII cada vez que lanza una nueva convocatoria.
  4. Designar y seleccionar los socios

    La DGXIII sólo presta apoyo a proyectos a escala europea, lo que excluye propuestas nacionales con socios de un solo país. Debe incluir socios solventes, competentes y experimentados que contribuyan a crear un consorcio europeo equilibrado en funciones y con excelentes cualificaciones en los ámbitos cubiertos.

    Cuide los criterios de selección, como la posible participación de usuarios, pymes (pequeñas y medianas empresas) y representantes de regiones menos favorecidas que puedan ser importantes para el alcance y los objetivos de la convocatoria.

    Para encontrar socios en el mercado de la información y multimedios resulta muy útil el servicio de búsqueda de socios de I*M Europe.

    Así mismo se obtiene una eficaz ayuda en los puntos de la red Midas (Multimedia information demonstration and support network) -Asedie-Cindoc, por ejemplo-, los centros nacionales del programa de aplicaciones telemáticas (Cdti y Biblioteca Nacional, en España) y otros contactos.
  5. Redacción

    Para escribir una propuesta normalmente es posible utilizar una plantilla informática -que podrá obtener gratuitamente por correo-e o en disquete de los sitios de referencia citados-, que le guiará en las diferentes fases.

    Siga cuidadosamente todas sus instrucciones, así como las del texto de la convocatoria. Tómese todo el tiempo necesario para pensar, buscar antecedentes, referencias de proyectos similares, y, a partir de aquí, elaborar una propuesta bien fundamentada.

    Sea breve, exacto y realista al redactar el documento: ello permitirá a quien lo evalúe comprender mejor la importancia y el impacto de su idea. Pero lo más importante: sea coherente y creíble a lo largo de toda su explicación.
  6. Presentación

    Recuerde adjuntar toda la documentación requerida y respetar los plazos, pues se ignoran las que llegan tarde y Vd. habrá trabajado en balde si no llega a tiempo. Sin embargo se suele tener tolerancia para aceptar fuera de fecha algún material complementario si por desgracia le falta en el último momento.
  7. Derecho a participar, evaluación, negociaciones y contratos

    Lo primero que hace la DGXIII al recibir las propuestas es verificar su derecho formal a participar. Como ya se ha dicho, en esta fase se excluyen las que no se presenten a escala europea, que no aporten la documentación precisa o que hayan llegado fuera de plazo.

    Los proyectos que cumplen las condiciones pasan a la fase de evaluación, en la que son estudiados por expertos externos que recomiendan a la DGXIII los que creen deben ser apoyados. Tras estas recomendaciones se lleva a cabo un proceso interno de consulta previo a las negociaciones y contratos entre el consorcio proponente y la DGXIII, pues muchas veces tanto los aspectos técnicos como los económicos pueden no ajustarse a la realidad o al presupuesto disponible.
  8. Proyecto

    En cuanto se firman los contratos, los proyectos se ponen ya en marcha. Se monitorizará el cumplimiento de las diferentes etapas con arreglo a un calendario previsto, incluyendo los informes públicos de seguimiento de los resultados, a cargo de expertos externos.

    La promoción general y esos informes públicos de los resultados de los proyectos se distribuyen normalmente por los webs, como el citado I*M Europe, mediante folletos del programa, en acontecimientos, etc.

Invitaciones a licitar

Una invitación a licitar o concurso de ofertas (call for tenders) es un procedimiento para adquirir productos o servicios. La DGXIII lo utiliza para estudios concretos, desarrollo de aplicaciones de demostración, servicios de apoyo, etc.

Es similar a una convocatoria de propuestas en muchos aspectos, incluso su control de realización.

Las diferencias más importantes son:

  • La CE paga los servicios o productos en su totalidad, por lo que se convierten en bienes de su propiedad. En cambio los proyectos los cofinancia en general al 50%, y una vez realizados no los reivindica (al contrario, se invita a que el consorcio que los lleva a cabo los difunda y comercialice libremente para su máximo beneficio social y económico).
  • Para presentarse a una licitación no es preciso formar un consorcio.
  • Los criterios de admisión pueden ser más estrictos para las licitaciones que para las convocatorias de propuestas. Asimismo, la evaluación de las licitaciones la lleva a cabo personal interno de la Comisión Europea, mientras que, en el caso de las propuestas se encargan expertos externos. Los procedimientos internos de seguimiento también difieren entre ambas modalidades.

Convocatorias de manifestaciones de interés

En ocasiones, cuando un problema puede resolverse de formas muy variadas (o cuando quiere ajustarse a la realidad existente en el sector), la DGXIII puede lanzar una convocatoria de manifestaciones de interés (call for expressions of interest) por el suministro de un determinado producto o servicio (o para ver en qué ámbitos se están produciendo más desarrollos). Luego, para formalizar contratos específicos la DGXIII se pone en contacto con todas las empresas que han manifestado su interés para invitarlas a licitar.

Conferencias, ferias y jornadas informativas

La Comisión Europea organiza cada año numerosos acontecimientos. Para participar en los que le interesen, esté atento a los anuncios que aparecen en el web, póngase en contacto con los servicios de asistencia (help‑desks) del programa correspondiente para suscribirse a la información general y a los anuncios (por ejemplo, enviando un correo electrónico a los servicios de asistencia de Info2000 o del programa de aplicaciones telemáticas) o con los centros de la CE en cada estado miembro (como los puntos de la red Midas).

Para los eventos relacionados con el mercado de la información y los contenidos multimedios, anunciados en I*M Europe, generalmente es posible el registro online.

Redes

La CE respeta el principio de subsidiariedad ("la CE sólo debe llevar a cabo actividades que tengan sentido a nivel integrado de toda la Unión Europea, o que no puedan realizar los estados miembros por sí solos").

Por esta razón se crearon redes de representantes nacionales para ejecutar tareas concretas, que permiten a los interesados:

  • encontrar informaciones actualizadas y fiables sobre un programa, en su lengua;
  • informarse sobre los acontecimientos nacionales e internacionales;
  • recibir ayuda en la búsqueda de socios; etc.

El nivel y la cobertura del apoyo varían según las redes: póngase en contacto con sus puntos nacionales para obtener información más detallada sobre cómo aprovecharlas.

Para el mercado de la información y de los contenidos multimedios, tome nota de las siguientes redes operativas:

  • Red Midas de Info2000.
  • Puntos nacionales de contacto del Programa de Aplicaciones Telemáticas (TAP).
  • Puntos focales nacionales de Telemática para bibliotecas, sector del TAP.

Nota: Cuando escribimos estas líneas (junio de 1998) se desconoce todavía la nueva reorganización y nombre de las actividades del TAP.

Servicios de información

La Comisión Europea, con sus direcciones generales, entre las que se incluye la DGXIII, ofrece una amplia gama de servicios de información que permiten a los ciudadanos, empresas y organizaciones acceder a sus actuaciones. Los servicios más importantes del mercado de la información y de los contenidos multimedios incluyen:

  1. Material impreso

      Puede también estar disponible en formato electrónico:

    • noticias y comunicados de prensa (Rapid);
    • boletines (Echo facts for users);
    • publicaciones, informes, vídeos y cd‑roms (disponibles previo pago en la Opoce).
  2. Servicios electrónicos
    • Echo: host multilingüe de acceso en línea que muestra las ventajas de utilizar los servicios electrónicos. Permite consultar gratuitamente más de 20 bases de datos.
    • I*M Europe: web destinado a los agentes de los mercados de contenidos multimedios europeos y de los servicios de información electrónica. Incluye un servicio para solicitar información de Info2000, Mlis, telemática para bibliotecas, ingeniería de la información e ingeniería lingüística.

      http://www2.echo.lu

    • Cordis: informaciones y noticias de los programas de I+D de la CE.
      http://www.cordis.lu
    • Ispo: estudios sobre la sociedad de la información.

      http://www.ispo.cec.be

    • Europa es principal web de la CE y ofrece información general destinada al gran público.
      http://europa.eu.int
  3. Servicios de asistencia multilingües
    Puntos de asistencia (help‑desks) específicos de cada programa que responden a preguntas concretas, organizan eventos y distribuyen material, como folletos, cd‑roms, etc.

Recomendación final

Puede hallarse información complementaria muy interesante en la publicación:

La financiación comunitaria de la investigación

1996, 197 pp.

Isbn 92-827-5668-8

que puede adquirirse por 20 ECU + IVA + gastos de envío en:

Opoce. L-2985 Luxemburgo.

http://www2.echo.lu/ecrf.html

Nota 1: Algunas siglas utilizadas

Asedie = Asociación Española de Distribuidores de Información Electrónica

Cdti = Centro para del Desarrollo Tecnológico Industrial, del Ministerio de Industria y Energía (Miner)

Cindoc = Centro de Información y Documentación Científica

Cordis = Community research and development information service

Echo = European Commission Host Organisation

I*M = Information market

Ispo = Information Society Project Office

Mlis = Multiannual programme to promote the linguistic diversity of the Community in the information society

Opoce = Oficina de Publicaciones Oficiales de la Comisión Europea

Rapid = No son siglas. Es el nombre de una base de datos de noticias de la CE, de actualización diaria, distribuida por el host Eurobases.

Nota Este artículo es una adaptación para IWE del texto:

http://www2.echo.lu/intro/es/howtop.html

Jaime Tascón. Asedie. Londres, 17. 28028 Madrid.

Tel.: +34-917 261 039; fax: 917 261 070

asediejt@asedie.es

http://www.asedie.es

Enlace del artículo:
http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1998/julio/como_participar_en_proyectos_de_la_ce.html