El profesional de la información


Julio 1998

Las bases de datos documentales del BOE

Por María Jáudenes Casaubón

La función esencial del Boletín Oficial del Estado es la producción del periódico del mismo nombre, mediante el cual se cumple el precepto de dar publicidad a las normas legales de modo que éstas tengan valor oficial.

Con el tiempo el Boletín ha ido desarrollando diferentes servicios de información y atención al ciudadano, cuya fuente principal de referencia son las bases de datos que organizan, estructuran y aplican procedimientos de análisis documental y jurídico (cuando corresponde) a la información del diario.

Utilizando estas bases de datos, y con el apoyo que presta la biblioteca del centro -que cuenta con una interesante colección de publicaciones oficiales y de legislación antigua-, el Boletín trata de satisfacer tres tipos distintos de demandas de información:

  • la del ciudadano, que necesita conocer informaciones concretas publicadas en el Boletín Oficial del Estado;
  • la de usuarios que requieren una información seleccionada, completa y al día sobre cuestiones especializadas;
  • y, por último (y éste es un servicio que está experimentando una creciente demanda), la del propio equipo del Boletín, al que se proporcionan servicios de información y de localización de documentos.

Del mismo modo que ocurrió con el comienzo de la automatización de la Bibliografía Española, en 1968 se mecaniza la producción del Repertorio Oficial de Disposiciones Generales con el objetivo de agilizar la edición en papel del mismo, y de esta forma se constituye el germen de la base de datos de legislación nacional más antigua, que recibe el nombre de Iberlex en 1986, cuando se incorporan, además, los textos completos a la base de datos.

Oferta informativa del BOE

El equipo lógico utilizado para la gestión de esta base de datos ha sido, desde su origen, Mistral, que es el mismo que se usa para la base de datos de legislación comunitaria Celex.

A partir de ese momento el Boletín empieza a diversificar su oferta de bases de datos. Parte de ellas son consultables en línea -Iberlex (1986-), Publiboe (1989-), Indiboe (1992-), Personal (1995-) e Indilex (1995-)- y parte sólo se distribuye en cd-rom (Iberlex-UE y dos obras en la que el BOE actúa como coeditor: Map-lexter y Jurisprudencia constitucional).

Las actuales bases de datos que comercializa el Boletín recogen las tres principales fuentes de información para el conocimiento de las disposiciones legales que afectan a España (la comunitaria, la nacional y la autonómica):

  • Iberlex: legislación nacional que se publica en el BOE desde 1968 (a texto completo desde 1977) y legislación comunitaria de interés para España publicada en el Doce (Diario oficial de las comunidades europeas), Serie L, desde 1986. Contiene más de 92.000 disposiciones.
  • Iberlex-UE: legislación publicada en el Doce desde 1952 hasta ahora. Contiene más de 45.000 disposiciones, a texto completo las correspondientes a la edición especial española y a la Serie L.
  • Map-lexter: producida por el Ministerio de Administraciones Públicas, recoge la legislación estatal sobre Comunidades Autónomas y entes locales, legislación autonómica, conflictos de competencias entre el Estado y las Autonomías y sentencias del Tribunal Constitucional que afecten a las Comunidades Autónomas. Contiene más de 55.000 disposiciones.

Las bases de datos de contenido legislativo producidas por el Boletín (Iberlex e Iberlex-UE) presentan una estructura de información uniforme, en la que se distinguen unos campos que contienen información de tipo descriptivo, tomada directamente de la fuente principal de información (por ejemplo, la fecha de publicación, el número del diario, las páginas, el departamento emisor, el título), otros campos que son el resultado de la labor de análisis documental (como los términos que expresan la materia del documento o el campo de notas) y, por último, los que responden a un análisis jurídico de la norma (como son la identificación de las disposiciones relacionadas con un documento dado o la determinación del rango, en su caso).

La base de datos distribuida en cd-rom denominada Jurisprudencia constitucional, producida por el Tribunal Constitucional, recoge las resoluciones dictadas por este órgano (sentencias y autos) a texto completo desde 1980 hasta la actualidad. Tiene más de 14.000 documentos.

Por último, el Boletín produce y distribuye tres bases de datos en las que se organiza y da acceso a información extraída del propio BOE:

  • Personal: recoge, a texto completo, la Sección II del BOE, Autoridades y Personal. Con más de 38.000 documentos y remontándose a 1995, esta base de datos es de especial interés para conocer todo lo relativo al personal que trabaja para las Administraciones Públicas (nombramientos, ceses, concursos, oposiciones, etc.).
  • Indilex: recoge, desde 1995 y a texto completo, más de 42.000 documentos publicados en la Sección III del Boletín, Otras disposiciones. Son de obligada publicación pero no tienen carácter general ni se pueden encuadrar en otras secciones del BOE.
  • Publiboe: recoge la Sección V del BOE (Anuncios). Hasta 1996 se consideraba una base de datos temporal, por lo que periódicamente se descargaba su contenido, para dejar sólo la información correspondiente al año en curso. Sin embargo, esta información tiene un interés indudable para futuros estudios de tipo estadístico, económico, etc., por lo que, con la implantación del nuevo sistema, se decide mantener la totalidad del contenido de la base de datos.

Nuevo sistema informático

Debido al crecimiento del volumen de información contenida en la base de datos, a la antigüedad del sistema de gestión documental y de los equipos que la hospedaban, el Boletín convocó un concurso en 1995 para la renovación de su infraestructura informática y para la adquisición de un equipo lógico que le permitiera gestionar de un modo integrado la producción del diario oficial y la de todos los servicios de información y bases de datos.

El concurso se adjudicó a Digital Equipment Corporation España. Para la integración de procesos y la gestión y acceso a la base de datos, DEC proporcionó un desarrollo a medida utilizando el producto Search'97, también conocido por su nombre anterior, Topic. Este producto es una eficiente herramienta de indexación muy adecuada para la búsqueda en bases de datos a texto completo, como son las del Boletín.

El sistema resultante mejora la actualización de las bases de datos, al cargar, de un modo prácticamente automático, cada madrugada los textos del BOE, a partir del formato de fotocomposición utilizado por la imprenta para la producción del diario.

Se filtra la información y se generan (e indexan) parte de los campos referenciales que corresponden a la información descriptiva que identifica cada item (por ejemplo: fecha de publicación, título, rango, departamento, número de boletín, número de referencia, páginas, etc.).

Por último, se facilita el trabajo de análisis documental mediante la utilización de unas pantallas de actualización de manejo sencillo, generación automática de relaciones entre documentos (por ejemplo, modificaciones, derogaciones, correcciones, etc.) y mantenimiento de un vocabulario controlado para la asignación de términos indicativos de materia.

Perspectivas de futuro

El nuevo sistema mejora además el acceso y difusión de la información de las bases de datos (cuyo núcleo fundamental es la extraída del BOE). Permite la edición de distintos productos, como son los índices mensuales del BOE o la publicación en cd-rom de distintas bases, e incluye un servicio web para el acceso a las mismas (las que ya ofrecen actualmente consulta en línea más una parte de las que se distribuyen sólo en cd-rom).

Su puesta en marcha permitirá, en suma, una mejora sustancial tanto de los servicios a usuarios como de los procedimientos para el mantenimiento de las bases de datos.

Desde el punto de vista de la producción de las bases de datos documentales, el Boletín se ha planteado incrementar la calidad y ampliar su contenido en plazo de tres años.

Para conseguirlo se siguen tres caminos: depuración de las colecciones (detección y corrección masiva o individualizada de errores), elaboración del tesauro y ampliación del contenido de la base de datos, mediante la integración de la legislación anterior a 1968.

Como medida de preservación de la colección, se va a abordar un plan de digitalización de los diarios oficiales (del BOE y de sus antecesores) publicados con anterioridad a 1966 (de los cuales existe una colección completa microfilmada que llega hasta 1711). Pensado como un plan a tres años, se ha terminado ya la primera fase del proceso, que ha consistido en la cuantificación del trabajo a realizar, en la valoración del estado de la colección y en el establecimiento de la línea de trabajo que se va a seguir.

Sin embargo, como es bien sabido, no es sólo la preservación de un fondo bibliográfico de gran interés el único objetivo de un plan de digitalización. También lo es, y muy especialmente, el proporcionar herramientas de acceso a una información de indudable interés desde distintos puntos de vista (sociológico, político, histórico, jurídico o lingüístico). Las imágenes digitalizadas de los diarios completos pasarán a formar parte del archivo electrónico de imágenes del nuevo sistema, a las que se tiene acceso por fecha o número de BOE. En el proyecto se incluye la creación de registros referenciales de la legislación contenida en la colección a digitalizar, así como la progresiva conversión de las imágenes a texto. De este modo, se posibilitará la búsqueda por cualquier palabra del contenido y, mediante la aplicación del correspondiente análisis documental y jurídico, esta colección se integrará de un modo coherente con las actuales.

Desde el punto de vista de acceso a la información y al documento, el Boletín se ha fijado como objetivo a corto plazo la mejora de los servicios de información y de distribución de documentos.

En lo que se refiere a la información al ciudadano, se plantea la mejora de la información que se proporciona de modo "presencial", mediante la apertura de dos puntos de información BOE, uno en la antigua sede del Boletín (en una calle céntrica de Madrid) y otro en la actual (situada en una zona alejada del centro); en ambos puntos se podrán consultar gratuitamente todos los recursos de información del Boletín (colecciones en papel y bases de datos en cualquier soporte), así como obtener copias y compulsas de documentos, y tramitar la solicitud de cualquiera de los servicios y productos de información del Boletín.

En la misma línea de servicio público se pretende mejorar sustancialmente el acceso "en remoto" a la información y a los servicios que proporciona el Boletín. Para ello se siguen dos líneas de actuación: la mejora del actual servicio de atención telefónica, dotándolo de la infraestructura técnica, humana y de información organizada en bases de datos (para convertirlo en un centro de atención de llamadas), y la renovación del contenido y organización de la página web institucional.

Por último, se está revisando la gama de productos de información que se ofrecen en este momento, de modo que, con la puesta en marcha del nuevo sistema se puedan servir productos electrónicos específicos, en los que, por ejemplo, se aúne un compendio básico de información legislativa sobre temas concretos con el mantenimiento de perfiles de alerta informativa sobre ese tema.

María Jáudenes Casaubón. Jefa del área de documentación e información del Boletín Oficial del Estado.

maria.jaudenes@docu.boe.es

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